Банк J.P. Morgan каждый май выпускает для своих клиентов список из 10 книг для чтения на лето, известный как «книги для миллиардеров». В этом году в этот топ-10 вошла в том числе книга «Аптайм. Оптимальный способ управления временем и энергией», написанная экспертом по продуктивности в компании Google Лорой Мэй Мартин.
Как объясняет сама Мартин, под словом «аптайм» она подразумевает время полезной работы. На русский язык uptime часто переводят как «время бесперебойной работы», имея в виду работу компьютера. Мартин пишет, что три главных условия продуктивности — это: когда вы точно знаете, что хотите сделать; выделяете для этого подходящее время и место; успешно выполняете задуманное в рамках отведенного времени. «Аптайм» в рамках этой концепции — это последовательное выполнение этих трех задач.
Работающая на полную ставку мать троих маленьких детей, Лора Мэй Мартин настаивает, что продуктивность измеряется не временем, проведенным за работой, и не степенью физической и ментальной истощенности, до которой мы себя довели. «Давайте отбросим идею о том, что продуктивность — это когда вы перегружены, непрерывно пашете и всегда включены. Заменим это устаревшее представление о продуктивности идеей аптайма. Вместо хаоса — спокойствие. Вместо перегрузок — баланс. Вместо наших старых представлений о продуктивности — новое состояние аптайма», —призывает она.
Используя научные исследования в области когнитивной психологии и управления трудовыми ресурсами и собственный опыт, она рассказывает, как оптимизировать свои ресурсы, работая максимально продуктивно в оптимальные промежутки времени. Книга «Аптайм. Оптимальный способ управления временем и энергией» вышла на русском языке в издательстве «Альпина Паблишер». Публикуем отрывок.
Сколько стоит ваше время?
Один из моих бывших руководителей в Google, Анас Осман, вице-президент по стратегии и управлению в Google Cloud, научил меня, как нужно относиться к ценности времени. У него было абсолютно четкое представление о том, сколько стоит его время. Я заметила, что он постоянно приезжал в аэропорт в последний момент. Он объяснял это так: «Если ты не опаздываешь на 5% своих рейсов, ты слишком много времени тратишь в аэропорту!» Он летал туда и обратно не менее 30 раз в год и, приезжая в аэропорт минута в минуту к началу посадки в самолет, экономил около 60 часов. Опоздать на три рейса в год (5% от 30 рейсов туда и обратно) для него было удобнее, чем провести 60 часов в аэропортах! Не все согласятся с таким подходом к авиаперелетам, но важно понимать более глубокий смысл — необходимо разборчиво тратить свое время.
Пожалуй, лучший совет, который он мне дал, заключается в том, что вы всегда должны знать, сколько стоит ваше время в долларах. Большинство людей полагают, что это означает, сколько денег они зарабатывают в час. Но он имел в виду не только это. Речь идет скорее о том, сколько вы готовы заплатить за час своего времени, чтобы не заниматься тем, что вам не нравится. Если бы вы могли вернуться домой к семье на час раньше, сколько бы вы заплатили за то, чтобы поменять рейс? Сколько бы вы заплатили за то, чтобы новую мебель доставили в собранном виде? Если покраска комнаты займет у вас целый день, сколько бы вы готовы были заплатить за то, чтобы ее покрасил за вас кто-то другой? (Другое дело, если вам нравится красить стены! Тут речь идет о том, чем вам заниматься не хочется.)
Давайте вернемся к моему примеру с домашним офисом. Предположим, что на покупку и установку мебели и декора уйдет пять часов. Исходя из этой оценки, я должна знать, сколько будут стоить услуги профессионального декоратора, если мне известна средняя стоимость часа моего времени, потраченного на то, чем я занимаюсь неохотно. Эта цифра может меняться в зависимости от текущих приоритетов, финансового положения или гибкости графика, но вы должны ее знать.
Одна моя подруга каждый вечер вручную мыла бутылочки для детского питания. Я спросила ее, почему она не кладет их в посудомоечную машину. Она ответила, что не успевает подготовить бутылочки для следующего дня, а бутылочек на вечер и на утро у нее не хватает. Тогда я (я и есть та самая подруга, которая надоедает своими советами) спросила, сколько времени у нее уходит на мойку и сушку бутылочек вручную. Оказалось, 15–20 минут. Получается, на мытье бутылочек она тратит более 120 часов (или 15 рабочих дней!) в год! И все это только ради того, чтобы сэкономить около $50 — среднюю стоимость набора из восьми детских бутылочек. В подобной ситуации следует знать стоимость часа своего времени, умножить ее на 120 часов и сравнить результат со стоимостью покупки новых бутылочек. Если только моя подруга не оценивает час своего времени ниже, чем в $0,41, или не получает удовольствие от мытья бутылочек, ей, вероятно, лучше купить еще один набор.
Возможно, конечно, что мытье бутылочек действительно доставляет ей удовольствие, или она в режиме многозадачности параллельно слушает подкаст либо занимается еще чем-нибудь, или у нее просто нет места в шкафу для лишних бутылочек. Но о ценности времени, уходящего на ежедневную рутинную работу, явно стоит помнить.
Важно думать о своем времени как о самом ценном ресурсе. Когда перед вами встает задача, в важности которой вы не уверены, задайте себе несколько вопросов, чтобы понять, стоит ли она вашего времени:
- Нравится ли мне выполнять эту работу? Если да, то я могу проще относиться к оценке своего времени.
- Много ли усилий потребуется, чтобы делегировать задачу? Если у меня уйдет три часа, чтобы найти кандидата, поговорить с ним, ввести в курс дела и научить его, как сделать то, на что у меня самого уйдет два часа, делегировать задачу не стоит.
- Есть ли занятие, которое я предпочел бы этой задаче? Если да, стоит заплатить за эту работу или, если возможно, поручить ее кому-нибудь другому.
- Может быть, мое время стоит больше где-то еще? Если я получаю почасовую оплату и могу заработать больше денег в другом месте, заплатив за эту работу кому-то еще, то лучше так и поступить.
- Чувствую ли я, что должен это сделать? Если выполнение этой задачи вызывает чувство гордости и сопричастности, стоит выполнить ее самому.
- Может ли кто-то другой сделать это гораздо лучше? В этом случае, возможно, стоит делегировать задачу, чтобы получить наилучший результат, даже если у меня есть время на выполнение задачи.
- Если бы кто-то попросил меня сделать это завтра, сколько бы я заплатил из своего кармана за то, чтобы ничего не делать в это время? Нужно определить, сколько я готов заплатить, чтобы не делать эту работу, и в пределах этой суммы решить, стоит ли делегировать задачу.
От чего вы отказываетесь?
Говоря чему-то «да», вы говорите чему-то другому «нет».
Многие люди испытывают стресс, говоря «нет». Мы чувствуем необходимость сказать «да» из-за социального давления или страха разочаровать других. В таких случаях важно помнить, что время — это ограниченный ресурс. Каждый раз, когда вы говорите «да», вы также говорите «нет» чему-то другому — возможно, не прямо, но косвенно. Если мама приглашает вас на еженедельный ужин в пятницу, вам неудобно отказаться. Когда вы говорите «да», вы заранее говорите «нет» другим приглашениям, которые, возможно, еще не поступили. Именно поэтому я стараюсь проводить «ноябрь без планов»: ничего не планирую в течение всего месяца, чтобы посмотреть, как меняется моя жизнь, когда я делаю только то, на что у меня есть настроение сегодня. Соглашаясь на еженедельную встречу, вы говорите «нет» тем задачам, которые могли бы выполнить в это время (может, вас это устроит, однако вы должны осознавать, что отказываетесь от этого времени на недели вперед).
«Да» новой рабочей группе — это «нет» времени на другие проекты. «Да» возможности побыть наставником — это «нет» дополнительному времени с другими членами команды. «Да» проектам в нерабочее время — это «нет» ужину с семьей. Не то чтобы ваши дети приглашали вас прийти на ужин, но вы как будто говорите им «нет», потому что решили заняться чем-то другим, — ничего страшного, если это правильный компромисс! Но каждое «да» — это «нет» чему-то другому, прямо или косвенно. Чтобы осознанно подходить к балансу своего времени, вы должны знать цену своему «да».
Сокращение текущих обязанностей: запуск и итерация
Когда я начала проводить коучинг руководителей Google, я сделала его доступным для всех в должности не ниже директора. Запросов становилось все больше, и я обнаружила, что трачу на коуч-сессии слишком много времени. Я помогала многим людям, но чувствовала себя все более истощенной. Страдали другие мои приоритеты: масштабируемое обучение в Google и консультирование по функциям продукта Google Workspace. Я не могла запускать много новых циклов. И я приняла непростое решение ограничить коучинг вице-президентами, что значительно сократило количество сессий и расстроило многих.
На самом деле в моем календаре хватало времени для проведения директорских сессий, но его было мало на подготовку и сопровождение. С этим нужно было что-то делать, но у меня не было сил придумывать новые идеи, я была измотана. Ограничив коучинг руководителями более высокого ранга, я развязала себе руки — и разработала прекрасный масштабируемый групповой тренинг для директоров. Всем, кто хотел, я смогла предоставить полную информацию. При этом мои занятия с вице-президентами стали более целенаправленными и эффективными. Вот почему для того, чтобы работать лучше, мне нужно больше времени на отдых, а не больше встреч в календаре. Делая меньше, я достигаю большего.
Если вы отказываетесь от текущего проекта или обязательства, думайте об этом как о временной мере. Дайте себе время, чтобы понять, правильное ли это решение, поможет ли оно восстановить баланс сил и рабочего графика. Используйте модель «запуск и итерация»:
- В течение месяца я делаю сессии только для вице-президентов. Посмотрю, как я себя буду чувствовать, и решу, куда двигаться дальше.
- Целую неделю буду уходить с работы ровно в 17:00. Посмотрю, насколько мне будет некомфортно отрываться от работы.
- В течение квартала я буду проводить собрания своей команды не раз в неделю, а раз в две недели — и посмотрю, как это повлияет на скорость принятия решений и контакт с сотрудниками.
- Цель этого подхода — протестировать возможное решение, получить результаты и провести итерацию. Каждая попытка дает вам новые данные для совершенствования решения.
Вы не всегда можете радикально изменить свои обязательства (например, не стоит выходить из совета директоров, в который вступили на двухлетний срок, уже через год), но можете принять эти вещи во внимание — и в следующий раз освободить себя от этого приоритета, продолжая балансировать свое расписание и время.
Иногда я слышу: «У меня весь день встречи, и каждая из них важна!» Но вы всегда можете начать делать выбор в пользу грандиозных проектов, даже если остальные — очень хорошие. Допустим, руководитель предложил вам огромный проект, который будет занимать примерно 25% вашего времени. Сможете ли вы отказаться от хороших и важных дел, чтобы освободить для него время? Скорее всего, вам легко удастся перенести или объединить их в своем расписании.
Но если вам кажется, что все ваши дела подпадают под категорию «важное», и вы не знаете, как сократить объем работы или перестроить график, привлеките к этому своего менеджера или руководителя группы. Если вы работаете в пяти проектных группах и чувствуете, что следует отказаться от двух, посоветуйтесь с руководителем, какие из них наиболее важны. Возможно, вы обнаружите, что ему нет дела до того проекта, который вы считаете самым важным, и вы почувствуете себя увереннее, узнав, что он готов поддержать и даже поощрить вас отказаться от чего-то, чтобы дать вам возможность поработать над другими проектами.
