«Время – деньги» – сказал Бенджамин Франклин. А мы можем добавить, что и тратить его необходимо на зарабатывание денег. Ведь в бизнесе каждая минута на счету. Важно рассчитывать движение компании на много шагов вперед и уметь быстро подстраиваться под сложившуюся обстановку. А значит, любое бессмысленное убийство времени – это финансовая потеря для бизнеса.
В большинстве постсоветских республик сохранилась старая советская традиция – проводить огромное количество бессмысленных совещаний. Вспомните, как раньше, какой-нибудь Брежнев на очередном плановом съезде ЦК КПСС читал свой доклад. Уже после первых 30 минут весь зал не понимает ни слова. Но все сидят и слушают. И ведь немало сидели – по 4-5 часов. Думаете, эта традиция умерла? К сожалению, она живее всех живых.
Современные совещания, также как и 30 лет назад, собираются не по конкретному поводу, и не для подведения итогов финансового отрезка. Повода у них как такового вообще может не быть. Просто в плане, который пишется в начале года, написано, например – Совещание всех руководителей каждую среду. И каждую среду все главы отделов, их заместители и, соответственно, глава предприятия, собираются вместе, чтобы поговорить. А так как тем на такие еженедельные встречи не напасешься, то часто назначают докладчика, который рассказывает о жизни своего подразделения.
В итоге получается ситуация, когда в одном помещении сидят главы финансового, юридического, рекламного, хозяйственного, производственного, кадрового и прочих отделов и слушают доклад о том, какие показатели в этом месяце выполнил какой-нибудь цех. Естественно, сам руководитель этого цеха, а также директор и его замы, эти показатели и так знают. А остальные обычно тихо дремлют на своих местах, пропуская все мимо ушей. Не прерывать же докладчика криком: «Зачем мне это нужно?!». Невежливо получится.
Бывают также ситуации, когда какой-нибудь начальник устраивает одно совещание за другим. Вначале со всеми работниками вместе, потом с главами отделов, потом с главами подотделов, потом с профсоюзными лидерами и т.д. В итоге рабочий день может полностью состоять из таких вот совещаний.
Фактически вся работа этого человека сводится к проведению совещаний. Конечно, возникает вопрос о пользе и компетентности данного начальника. Продукцию он не продает и не производит, отвлекает подчиненных от куда более важной работы, чем посидеть в кабинете и кого-нибудь послушать, а сам считает себя пупом земли, с которым каждый встречный должен в коридоре здороваться и выполнять все его приказы.
Третья ситуация, когда все собираются вместе, чтобы поговорить о том, что и так известно. Например, собирает начальник какого-нибудь цеха своих подчиненных и рассказывает им, какие у них показатели в этом месяце, какие возникали проблемы. Сами подчиненные это все и так знают. Начальник говорит – то-то и то-то надо улучшить. А подчиненным это и так известно, уже столкнулись с данной проблемой и, возможно, сами же обратили внимание руководства на нее. Не руководитель же ходит по цеху и проверяет каждую деталь.
И четвертая ситуация, самая глупая. Когда люди обсуждают то, в чем совершенно не разбираются. Предположим, предприятие занимается выпуском блокнотов. Дизайн обложек для блокнотов придумывает дизайнер с большим опытом работы и соответствующим образованием. И вот, когда готов новый сногсшибательный дизайн, который резко поднимет продажи блокнотов на 200%, собирается совещание.
Сам дизайнер, начальник его отдела с экономическим образованием, руководитель предприятия с юридическим образованием и, предположим, начальник производственного цеха с техническим образованием. И начинают говорить дизайнеру, что им в его обложке не понравилось и что, на их взгляд, нужно исправить. «Вот тут красного цвета добавьте, а эту деталь уберите, мне не нравится». В итоге обложка меняется до неузнаваемости, продажи оставляют желать лучшего и… Все равно все ругают дизайнера за его плохую обложку. Причем ругает то самое руководство, которое эту обложку редактировало и утверждало.
В основном все вышеописанные ситуации характерны для государственных компаний. Представить подобное в частном бизнесе, где буквально каждая минута на счету – довольно сложно. Вообразите себе ситуацию, чтобы владелец какой-нибудь сети гипермаркетов еженедельно организовывал собрание среди директоров своих магазинов, и каждый бы из этих директоров отчитывался о своих успехах.
Понятно, что бывают моменты в жизни бизнеса, когда провести совещание просто необходимо. Но их довольно мало – подведение итогов отчетного периода (помогает лучше разобраться в том, куда двигаться дальше и что менять), решение конкретной проблемы (то есть, когда требуется компетентный совет), экстренное (при нестандартных ситуациях, когда необходимо срочно устроить мозговой штурм для решения о дальнейшем развитии).
Можно выделить несколько простых правил совещания:
- Нельзя собирать людей, если нечего им сказать;
- Когда собираете совещание заранее сформулируйте для себя цель, которую хотите достигнуть;
- Совещание – процесс деловой. Оно созывается с конкретной целью. И как только эта цель достигнута, совещание должно заканчиваться, а не превращаться в бесконечную дискуссию «на тему»;
- Совещание может быть «плановым» только в одном случае – когда подводятся итоги работы за какой-то период;
- Совещание – это не монолог, а диалог. В нем люди принимают совместные решения. В противном случае, если вы итак все решили, не нужно для информирования об этом собирать людей. Сообщить об этом можно и по электронной почте, не отвлекая от работы.
Совещание нельзя использовать:
- как инструмент давления на человека, путем его публичного порицания;
- для решения личных вопросов.
И не забывайте: время – деньги. И чем больше времени вы тратите бессмысленно, тем больше упускаете возможностей заработать.
P.S. Все примеры, приведенные в статье, реально существуют и основываются на личном опыте автора.
